第四章「効果的な会議」当日の様子

9月26日(土)、初秋の築地で第四章「効果的な会議」のセッションを行いました。
セッションの構成は、ミニ講義、グループでの演習、そしてポストイットセッションでの全体共有でした。受講者自身の会議経験をリフレクションすることから、効果的な会議方法についての気づきが生まれること、そしてそれらが文章化され、共有されて学習へとつながることを意図して行いました。

14時 塾長からの挨拶

井部塾長が新幹線内で体験した出来事について話されました。他の乗客の協力を請わなければ座席椅子の向きを変えられない、他の乗客が自分の予約席に座っていて座れない、この2つの状況で若者がとった言動から若者のコミュニケーション力の低下を痛感したというものでした。このエピソードは週刊医学界新聞の「看護のアジェンダ」にかかれるそうです。楽しみにしたいと思います。

14時10分~14時30分 ミニ講義「効果的な会議」

担当の吉田が会議を効果的に行うための以下のポイントについて説明しました。①会議の目的を明確にする、②会議のゴールを明確に定める、③準備をしっかりと行う、④メンバーの参加を引き出し会議を方向付けるリーダーシップ、⑤進行状況を可視化する。そして、会議目的によって会議のスタイルとリーダーシップのとり方も変わってくること、また会議の参加者の成熟度によって効果的なリーダーシップスタイルは異なることを確認しました。

14時30分~16時30分 グループでの演習 「『効果的な会議を行うためのポイントを挙げる』会議」

まず、個人ワークとして、直近1か月間に自分の参加した会議を列挙し、どういう会議がうまくいった/上手くいかなかった会議か、上手くいった/上手くいかなかった理由を考えました。
次に、上記のワークを踏まえ、「『効果的な会議を行うためのポイントを挙げる』会議」をグループごとに行いました。効果的な会議を行うためにはどういうことがポイントになるのかを話し合う「会議」を行い、その「会議」を振り返ることで、会議のポイントを学ぼうという演習です。
演習では最初に、司会者、書記、観察者の役割を決め、「会議」の準備を行って「会議」に入りました。「会議」の準備の話し合いでは、各グル―プで議事の進め方、時間配分、皆が発言できるようにするためにどうするか、記録の方法など、会議目的とゴールの共有と共に、効果的に進めるための段取りが真剣に話し合われました。
実際の「会議」場面では、司会者が進行し書記は記録を担当しました。観察者は「会議」には参加せず、「会議」プロセスの観察に徹しました。どの司会者も緊張気味でしたが、発言内容の整理や議論の途中経過をまとめて新しい観点からの発言をもとめるなど、上手くメンバーの参加を促進し、話し合いを進めました。また書記も「どこでもシート」の空間をうまくつかって発言の関連性を整理できるように記録していました。
15分間の「会議」後、グループ全員で「会議」プロセスについてのリフレクションをし、そこから、効果的に会議を進めるためのポイントを話し合いました。リフレクションでは、「会議プロセスの振り返りシート」を使い、観察者からのフィードバックそしてメンバーの発言で、和気あいあいとした雰囲気の中でも学びが深まっている様子でした。
その後、グループで見出したポイントを意識しながら、もう一度、「会議」に挑戦しました。最後に、2回の「会議」の経験での気づきを出し合い、効果的な会議のために行うべきことを7項目~10項目にまとめ「会議ガイドライン」を作成しました。

16時30分~16時50分 ポストイットセッションと意見交換

ポストイットセッションとは、一定の時間、壁に貼った全グループの「会議ガイドライン」を、各自が自由に見てまわり、感想や意見をポストイットに書いてその場でポスターに貼るというやり方です。そして「いいね!」と思った項目には、カラーの丸いシールを貼ります。たくさんのシールが貼られた項目は、多くの受講者の共感を得たものと言えます。
「意見をつなげる」、「会議の後に振り返る」「(発言の)途中でかぶせない」「遅刻しない」「暴言をはかない」「いつも発言が(会議)目的に合っているかメンバーが意識する」などにカラーシールが集中していました。項目の最後にあげる禁句もなるほどと思うものが上がっていましたが、なかには、、「寝る」や「終わってからいわない」などの「禁句」ではなく「禁態」とでもいえるものが書かれたグループもありました。

16時50分~17時 全体での意見交換

シールが多く貼られた項目からいくつかについて意見交換をしました。
「意見をつなげる」ための具体的方法として、司会者だけの努力ではなく、発言者が「〇〇さんの意見に追加して・・・」とか、「これまでに出た意見とは違う観点からの意見なのですか・・」というようにこれまでの意見と自分の意見の関係について説明を加えるといいとアイディアが出されました。
塾長から「終わってからいわない」について、会議が終わったあとにまた議論を蒸し返そうとする発言には、審議は終了していることを毅然としてつたえることの大切さと、塾長自身は会議終了後はできるだけ速やかにその場を立ち去ることにしているという工夫が話されました。また、「言いにくいことも言える」「反対意見でもいえる」という項目についての具体的方法を話し合う場面では、塾長より、発言しやすい雰囲気を作るといったことでは甘い、言いにくいことであっても分け入って発言する力を看護職はつけることが大切だと、檄が飛ばされ会場が大いに盛り上がりました。
「会議ガイドライン」は看護チームで一緒に考えて作成することに意味がありますので、職場に戻ったらぜひセッションを活かして皆さんたちのチームの「会議ガイドライン」を作成してほしいと思います。

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yoshida

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