第４章「効果的な会議」
9月24日（土）、夏休みをはさみ2か月ぶりの看護管理塾、第四章「効果的な会議」のセッションを行いました。セッションの構成は、「効果的な会議」についてのミニ講義、「私の出席した会議」についての個人ワーク、グループでの共有、グループでの「会議ガイドライン」、そしてクロスグループ方式での発表でした。
看護管理塾を、「会議」の場と見立てて、どのように場づくりをし、それぞれの受講者がどのように参加することが、効果的な学びを生み出すのか、今、ここで、体験を通して学ぶことを試みました。
14時 塾長からの挨拶
井部塾長が、会議運営の技術について、中央社会保険医療協議会（以下、中医協）の議長をつとめた森田朗氏（現 国立社会保障・人口問題研究所所長）が記した「会議の政治学Ⅲ 中医協の実像」（慈学選書．2016．）から、紹介しました。いわば「猛獣」ばかりが出席する会議を運営するためには、正攻法だけでは困難なことも多く、著者が会議運営の経験からつかんだ技術には、「猛獣」達の生理的・心理的欲求をつかんだ巧みな「裏ワザ」も含まれていました。塾長の朗読と解説に、皆、感心したり爆笑したりで、大いに盛り上がりました。（＊余談ですが、塾終了後、入手したく某ショッピングサイトで検索しましたところ、在庫なし、入荷予定なしで、中古本が定価より高く販売されておりました。）
14時10分～14時25分 ミニ講義「効果的な会議」
担当の吉田がミニ講義をしました。最初に、学習目的と目標を皆で共有しました。なぜならば、効果的な会議を行うためには、会議開催の目的が明確であること、そして会議で最終的に決定することが明確であることが必須だからです。この日の学習目的は、看護管理者が効果的に会議を企画し運営することができるために、その方法を学ぶこと、そして学習目標は、２つ。①効果的な会議を考えるための3つの視点を理解すること、②メンバーの体験をもとに効果的に会議を行うための会議ガイドラインを作成すること、です。
効果的な会議を考える3つの視点とは、構造、過程、結果です。看護管理者には馴染のある医療の質評価の視点をそのまま「会議」にも適用して考えてみました。
14時25分~15時15分 「私の参加した会議」
まず、個人ワークをしました。各自でワークシートに過去1か月で自分の参加した会議をリストアップしました。そして最も上手くいったもの、最も上手くいかなかったものにそれぞれ印をつけ、会議の3つの視点に基づき評価しました。ここでは「上手くいった会議って、どういう会議かわからない。」という貴重なつぶやきがありました。そのつぶやきをもとに、皆で話し合い、効果的な会議についての理解を深めました。
次に、グループメンバー間で共有し、3つの視点（①構造、②過程、③結果）ごとに、それらの会議がどのような状況だったのかを書き出すグループワークをしました。各自がポストイットに書き、それを出し合って検討する帰納的アプローチをとるグループ、最初に縦軸に「上手くいった会議」「上手くいかなかった会議」、横軸に「構造」「過程」「結果」で構成される枠組みをつくり、そこに発言を書き込んでいくグループ、それぞれのやり方で話し合いが進みました。
15時15分~16時30分 全体でのディスカッション
いくつかのグループから話合いの内容が紹介されました。診療報酬に関わる看護管理課題をSWOT分析で話し合う会議で司会を担当した受講者の体験をもとにした意見交換から、「なぜ、SWOT分析をするのか」という会議の方法の意図が理解できないと、出席者の参加意欲は下がり、会議への貢献も引き出せないということを学ぶことができました。
これまでの話合いをもとに、効果的な会議のための約束事を7項目～10項目にまとめ「会議ガイドライン」を作成しました。ガイドラインの最後には、会議では言ってはいけない「禁句」を一つ上げることにしました。作成された各グループのガイドラインはサイトに掲載されていますので、確認いただけます。再度読み返してみてください。
16時30分～16時50分 クロスグループ方式での発表と意見交換
各グループの「会議ガイドライン」ポスターをまわって、意見交換をしました。そして「いいね！」と思った項目に赤のシールを貼りました。たくさんのシールが貼られた項目は、なるほど！と思わされるものがあります。「よくわからなかったねー。で終わらせない」、「ホワイトボードを使って見える化する」「発言の少ない人に誘い水」「遅刻しない」などがありました。また禁句には「意味わかんない。」「何か言いなさいよー。」などが上がっており、実際にそういう場面が見えるようで、思わず吹き出す人もいました。
yoshida
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第4章の「会議ガイドライン」を作成する過程で、参加者それぞれが感じていた会議の問題点や改善方法を出し合うことができる、という経験ができました。運営側だけでなく参加者全員が認識することで、今うまくいっていない（と私が感じていた）会議の運営を立て直すのに役立ちそうだ、と感じました。そこで「この会議をより良いものにするための約束事をいくつか決めてはどうか」と提案したところ、日頃の不満や他者への要望をアサーティブに伝えあう姿や、出された意見から自らを振り返る姿などを見ることができました。自分たちで決めた約束事（ガイドライン）なら、さらに持続力がありそうだと感じています。
先日、効果的な会議の回で学んだことを行動に移しました。場が混乱しましたが、最終的によい方に状況が変わりました。問題を提起すると、私と同様に会議の内容に違和感を感じた人は他にもいることに気づきました。違和感を無視してはいけないと思いました。
投稿ありがとうございます。
担当者として、学んだことをすぐに現場でやってみたというフィードバックをうけるのは
とてもうれしいです。
やってみて、何がうまくいった理由か、何がうまくいかなかった理由かを考え、それを教訓に
次に活かして改善するというサイクルは経験学習サイクルといわれ、看護管理者の能力を高めていくと
言われています。
今後も継続して行っていかれるよう期待しています。